Vorgänge · Stand 2.6.2026

Neuen Vorgang eröffnen

Ein Vorgang ist Ihr Kommunikationskanal zu Ihrem Datenschutzbeauftragten. Sie eröffnen einen Vorgang, wenn Sie etwas Datenschutz-Relevantes mit uns klären, dokumentieren oder melden wollen.

Wann welcher Vorgangstyp?

Das Portal kennt fünf Vorgangstypen:

• Beratung — allgemeine datenschutzrechtliche Frage; etwa „Dürfen wir die neue Software X einsetzen?” oder „Wie gehen wir bei einem Bewerber-Foto vor?”
• Datenpanne (Art. 33 DSGVO) — meldepflichtiger Vorfall mit Risiko für Betroffene. Strenge 72-Stunden-Frist ab Kenntnis- nahme. Siehe eigenes Kapitel.
• Aufsichtsanfrage — Anschreiben einer Aufsichtsbehörde an Ihre Einrichtung. Wir helfen bei der Beantwortung.
• Interner Vorfall — etwas Verdächtiges, das (noch) keine meldepflichtige Datenpanne ist; z. B. „verlorenes Smartphone, das vermutlich verschlüsselt ist”.
• Sonstiges — wenn nichts passt; z. B. „Bitte um Vorab-Termin zur Schulung”.

Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie Beratung — wir kategorisieren gegebenenfalls um.

Schritt-für-Schritt

1. Im Portal „Vorgänge” öffnen (Standardansicht nach Login).
2. Auf „+ Neuen Vorgang eröffnen” klicken.
3. Betreff eintragen — kurze Zusammenfassung in einer Zeile. Erscheint später in der Liste und in unserer Eingangsbestätigung.
4. Typ wählen (siehe oben).
5. Priorität wählen:
   • „Niedrig” — keine bestimmte Frist
   • „Normal” — Bearbeitung innerhalb weniger Tage
   • „Hoch” — dringend, Bearbeitung innerhalb 24 Stunden
   • „Datenpanne” wird automatisch auf „Hoch” gesetzt
6. Beschreibung eintippen. Hier dürfen Sie ausführlich werden: was ist passiert, wer ist beteiligt, welche Daten sind betroffen, welche Schritte haben Sie bereits unternommen.
7. Anhänge (optional) hochladen — Verträge, Korrespondenz, Screenshots. Direkt beim Eröffnen möglich, später jederzeit ergänzbar. Pro Anhang max. 25 MB, erlaubte Typen: PDF, JPG, PNG, ODT, DOCX.
8. „Vorgang eröffnen” klicken.

Sie bekommen eine Eingangsbestätigung per E-Mail mit der Vorgangsnummer. Im Portal sehen Sie den Vorgang sofort in der Liste.

Was passiert danach?

Der Status springt auf „In Prüfung” und wir bekommen eine Benachrichtigung. Sobald wir antworten, ändert sich der Status auf „Wartet auf Sie” und Sie bekommen eine Mail.

Mehr zum Status siehe Kapitel „Vorgangs-Status verstehen”.