Vorgänge · Stand 2.6.2026
Vorgangs-Status verstehen
Jeder Vorgang trägt einen Status, der auf einen Blick zeigt, wo er gerade steht und wer als Nächstes dran ist.
Die fünf Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| In Prüfung | Vorgang ist bei uns eingegangen, FS/CS prüft initial. Keine Aktion Ihrerseits nötig. |
| In Bearbeitung | Wir arbeiten aktiv daran. Sie hören in der Regel innerhalb weniger Tage von uns. |
| Wartet auf Sie | Wir haben eine Rückfrage gestellt oder einen Entwurf zur Freigabe geschickt. Ihre Aktion ist nötig, damit es weitergeht. Sie haben dazu auch eine E-Mail bekommen. |
| Wartet auf uns | Sie haben uns eine Antwort/Information geschickt. Der Ball liegt wieder bei uns. |
| Abgeschlossen | Der Vorgang ist erledigt. Aufbewahrung in der Akte: drei Jahre nach Abschluss (zur Verteidigung gegen Aufsichts-Beschwerden, § 195 BGB analog). |
Automatische Status-Übergänge
Das Portal stupst den Status passend zur Aktion:
- Sie kommentieren → Wartet auf uns
- Wir kommentieren öffentlich → Wartet auf Sie
- Wir schreiben eine interne Notiz → kein Status-Wechsel (Sie sehen interne Notizen ohnehin nicht)
- Sie oder wir schließen den Vorgang → Abgeschlossen
Frist-Anzeige (wenn gesetzt)
Wenn ein Vorgang eine Frist hat (z. B. die 72-Stunden-Frist bei einer Datenpanne, oder die 1-Monats-Frist für DSAR-Antworten), zeigt das Portal die Restzeit an:
- Grün: > 72 h Restzeit
- Orange: < 72 h
- Rot: < 24 h
- Weiß auf Rot: Frist überschritten
Vorgang abschließen
Wenn alles geklärt ist und Sie keinen weiteren Bedarf sehen, können Sie im Detail des Vorgangs auf „Schließen” klicken. Falls Sie später doch noch eine Rückfrage haben, eröffnen Sie einen neuen Vorgang und verlinken den alten im Text.
Wir können Vorgänge auch von unserer Seite aus schließen — Sie bekommen darüber eine Bestätigungs-Mail.