Textvorlagen · Stand 2.6.2026

Textvorlagen nutzen

Die Textvorlagen-Bibliothek ist eine kuratierte Sammlung juristisch geprüfter Anschreiben für wiederkehrende Datenschutz-Anlässe. Sie sparen Zeit und sind rechtlich auf der sicheren Seite.

Was die Bibliothek enthält

Beispiele (Stand 2026-06-02, insgesamt ~25 Vorlagen):

• Antwort auf Auskunftsersuchen (Art. 15 DSGVO)
• Information bei einer Datenpanne an Betroffene (Art. 34)
• Ablehnung einer Löschanfrage mit gesetzlich verlangter Aufbewahrungsfrist
• Widerruf einer Foto-Einwilligung in einer Kita
• Information neuer Mitarbeitender zum Beschäftigtendatenschutz
• Antwort auf Behördenanfrage
• Sorgerechts-Anfrage in Kita / Pflege
• Onboarding-Information zur DSGVO

Eine Vorlage besteht aus:

• Metadaten: Anlass, Empfänger, Absender-Rolle, Kanal (E-Mail / Brief / Aushang), Rechtsregime (DSGVO / KDG / DSG-EKD)
• Voraussetzungen: was muss geprüft sein, bevor Sie die Vorlage verwenden?
• Variablen: Lücken, die Sie ausfüllen (Empfänger-Name, Datum, Vorgangsnummer, …)
• Textbausteine: der eigentliche Anschreiben-Text
• Querverweise: verwandte Vorlagen

Eine Vorlage finden

1. Textvorlagen im Mandantenportal öffnen.
2. Liste durchsuchen — links sehen Sie Filter:
   • Anlass (z. B. „Auskunftsersuchen”)
   • Branche (z. B. „Pflegeeinrichtung”)
   • Rechtsregime (DSGVO / KDG / DSG-EKD)
   • Keywords
3. Auf den Titel klicken → Detail-Ansicht.

Variante 1: Vorlage „ausfüllen” (interaktiver Wizard)

Wenn die Vorlage Variablen enthält, sehen Sie oben rechts den Button „Vorlage ausfüllen →”.

1. Klicken — Wizard öffnet sich.
2. Felder einzeln ausfüllen. Pflichtfelder sind rot markiert, falls noch leer.
3. Live-Vorschau zeigt das fertige Anschreiben rechts (mobil: unter dem Formular). Platzhalter werden direkt ersetzt.
4. „Als PDF/A herunterladen” für eine revisionssichere Version mit Copyright-Sperre, oder „Als ODT herunterladen” für eine frei editierbare Datei (LibreOffice / Word).

Variante 2: Text direkt kopieren

Bei einfachen Vorlagen können Sie den Text auch direkt aus der Detail-Ansicht kopieren — Sie ersetzen die Platzhalter dann in Ihrer eigenen Briefvorlage.

Lizenztypen

• Geschütztes PDF/A — revisionssicher, mit Copyright-Sperre, nicht weiter editierbar. Für offizielle Korrespondenz mit Behörden oder Betroffenen.
• Editierbares ODT — frei anpassbar, mit dezentem Hinweis im Datei-Metadatensatz, dass es aus der xdsb.eu-Bibliothek stammt. Für interne Briefvorlagen und individuelle Anpassungen.

Was Sie nicht dürfen

• Vorlagen außerhalb Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation weitergeben. Die Bibliothek ist Eigentum der FS/CS GmbH. Wir räumen Ihnen im Rahmen Ihres Mandats ein nicht ausschließliches Nutzungsrecht an den Inhalten ein; die Weitergabe außerhalb Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation ist nicht zulässig. Wasserzeichen in den Downloads enthalten Ihren Mandantennamen, Ihre Nutzer- Kennung und eine Download-ID.
• Hochladen in öffentliche KI-Trainings-Datenpools.

Innerhalb Ihrer Einrichtung dürfen Sie Vorlagen unbegrenzt verwenden und ihren eigenen Briefkopf vorne dranhängen.