Dokumenten-Bibliothek · Stand 2.6.2026

Dokumenten-Bibliothek pflegen

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Neues Dokument anlegen

1. „+ Neues Dokument”
2. Slug, Titel, Beschreibung, Kategorie ausfüllen
3. Sichtbarkeit:
   • public — für alle aktiven Mandanten sichtbar
   • mandant_intern — nur FS/CS sieht es (interne Arbeitsstände)
4. Rechtsregime — DSGVO / KDG / DSG-EKD / kirchlich / alle
5. Lizenztyp — geschuetzt (PDF/A) oder editierbar (ODT)

Erste Version hochladen

Auf der Detail-Seite → „Neue Version”:

• Versionsbezeichnung (z. B. „1.0”, „2026-05”)
• Datei (PDF/PNG/JPG/ODT)
• Changelog in Markdown
• Dokument-Datum (optional)

Auto-Datum-Logik:

1. Wenn dokument_datum explizit gesetzt → das nehmen.
2. Sonst: aus Datei-Metadaten lesen (PDF /CreationDate, ODT meta:creation-date, OOXML dcterms:created).
3. Sonst: aktueller Upload-Zeitstempel (12:00 UTC am Upload-Tag).

Die datum_quelle wird im Audit-Log dokumentiert (upload_now, metadata, manual).

Bei der ersten Version, wenn Dokument public und nicht archiviert: automatische Notification an alle aktiven mandant_admin-Konten + FS/CS-intern (Event new_download).

Version oder Datum nachträglich editieren

Beide sind als Inline-Edit pro Version verfügbar:

• „Datum ändern” öffnet einen Date-Picker
• „Version ändern” öffnet ein Text-Feld

Uniqueness pro Dokument wird im Backend geprüft (gleiches Versionslabel zweimal am selben Dokument → 409). Changelog und Datei-Hash bleiben immutable — wer die ändern will, lädt eine neue Version hoch.

Dokument archivieren

Detail → „Archivieren” → archiviert=true. Mandanten sehen es dann nicht mehr in der Downloads-Liste. Nachträglich wieder de-archivierbar.

Hard-Delete

Endgültig löschen mit Confirm-Eingabe des Slugs. Vorher prüfen: gibt es noch aktive Mandanten-Downloads dieser Version? Hard-Delete entfernt alle Versionen, Storage-Files und Download-Logs.

Download-Log einsehen

Detail → „Download-Log”. Tabelle mit Mandant, Nutzer, Zeitpunkt, IP-Hash, Download-ID. Pseudonymisierung nach 12 Monaten (cron check_burst_downloads setzt user_id=NULL, user_email=NULL — Mandant_id bleibt für Statistik).

Burst-Alarm

Wenn ein Mandant innerhalb von 10 Min mehr als 20 Downloads ausgelöst hat, geht eine Alarm-Mail an FS/CS-Notify. Throttle: max. 1 Alarm pro Mandant / 4 h. Konfig in app/tools/check_burst_downloads.py.