TPL-001 · v1.0 · Stand: 27.5.2026 · Freigegeben durch DSB · Review-Zyklus 12 Monate · Status freigegeben
Information Eltern über Ausscheiden einer Erzieherin oder eines Erziehers
- Anlass
- Personalwechsel/Ausscheiden
- Empfänger
- Eltern/Sorgeberechtigte
- Absender
- Einrichtungsleitung oder Vorstand
- Kanal
- E-Mail, Aushang, Elternapp
- Rechtsregime
- DSGVO, BDSG
- Schwierigkeit
- mittel
- Branche
- Kita
- Schlagwörter
- personal, kita, elternkommunikation, ausscheiden
- Rechtsgrundlage
-
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Einrichtung an Transparenz gegenüber Sorgeberechtigten)
Anwendungsbereich
Information der Sorgeberechtigten über das Ausscheiden einer beschäftigten Person aus der Einrichtung. Gilt unabhängig davon, ob die Beendigung durch Arbeitnehmer, Arbeitgeber, Aufhebungsvertrag oder Renteneintritt erfolgt.
Voraussetzungen
- Beendigungsdatum steht fest.
- Mit der ausscheidenden Person ist abgestimmt, ob und in welchem Umfang sie namentlich genannt werden soll. Dokumentation der Zustimmung im Personalakt.
- Bei strittiger Beendigung (laufende Kündigungsschutzklage) zusätzlich Rücksprache mit Justiziariat.
- Nachfolgeregelung intern geklärt, auch wenn noch keine neue Person benannt ist.
Variablen
| Platzhalter | Beschreibung |
|---|---|
{einrichtung:string:pflicht} | Name der Kita |
{ausscheidende_person:name:optional} | Nur wenn schriftliche Zustimmung der Person vorliegt |
{austrittsdatum:datum_iso:pflicht} | Letzter Arbeitstag |
{gruppe:string:optional} | Gruppenname, falls einsetzbar |
{uebergangsregelung:text_block:pflicht} | Wer übernimmt bis zur Nachbesetzung? |
{kontakt_email:kontakt_email:pflicht} | Ansprechpartner für Rückfragen |
{leitung_name:name:pflicht} | Unterzeichnende Person |
Vorlagentext
Liebe Eltern,
wir möchten Sie darüber informieren, dass {ausscheidende_person} die Einrichtung {einrichtung} zum {austrittsdatum} verlassen wird.
Wir bedauern den Abschied und danken für die geleistete Arbeit. Für die Übergangszeit haben wir folgende Regelung getroffen:
{uebergangsregelung}
Die Stelle wird zeitnah nachbesetzt. Sobald die Nachfolge feststeht, informieren wir Sie gesondert.
Für Rückfragen erreichen Sie uns unter {kontakt_email}.
Mit freundlichen Grüßen {leitung_name}
Verbotene Inhalte
Folgendes darf NICHT in die Information aufgenommen werden:
- Kündigungsgrund. Weder verhaltensbedingt, betriebsbedingt noch personenbedingt. Auch keine Andeutungen.
- Gesundheitsdaten. Keine Formulierungen wie „aus gesundheitlichen Gründen”, „nach längerer Erkrankung”, „auf eigenen Wunsch wegen privater Belastung”.
- Konflikte. Keine Hinweise auf Auseinandersetzungen mit Eltern, Kolleginnen oder Leitung.
- Privatsphäre. Keine Information über neuen Arbeitgeber, Umzug, Familienstand, Schwangerschaft.
- Bewertende Formulierungen. Keine Aussagen darüber, ob die Trennung „im Guten” erfolgt.
- Namensnennung ohne Zustimmung. Wenn keine schriftliche Einwilligung vorliegt, ersetze
{ausscheidende_person}durch „eine pädagogische Fachkraft”.
Beispiel einer fehlerhaften Formulierung (nicht verwenden):
„Frau Mustermann verlässt unsere Einrichtung leider zum 30.06.2026 aus gesundheitlichen Gründen. Wir wünschen ihr alles Gute für ihre Genesung.”
Begründung der Fehlerhaftigkeit: Gesundheitsdatum (Art. 9 DSGVO), unzulässige Verarbeitung ohne ausdrückliche Einwilligung in die konkrete Kommunikation.
Versandhinweise
- Per E-Mail an Eltern: Versand ausschließlich per BCC. Niemals offener Verteiler.
- Anhang: Reiner Fließtext, kein PDF-Anhang mit Briefkopf, der die Empfängerliste reproduziert.
- Elternapp: Vorrang vor E-Mail, falls vorhanden. Push-Information statt Massen-Mail.
- Aushang: Nur in den nicht öffentlich zugänglichen Bereichen der Einrichtung. Kein Aushang am Außenzaun oder Fenster zur Straße.
Aufbewahrung
- Versendete Fassung im Vorgangsordner der Einrichtung ablegen.
- Dokumentation der Zustimmung zur Namensnennung im Personalakt der ausscheidenden Person.
- Aufbewahrung der Versanddokumentation: 3 Jahre (allgemeine kaufmännische Aufbewahrungspflicht analog).
Changelog
| Version | Datum | Änderung | Autor |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 2026-05-27 | Erstfassung | FS/CS |