Anwendungsbereich

Eingangs­bestätigung an eine hinweisgebende Person (Whistleblower) nach § 17 HinSchG. Die Bestätigung ist verpflichtend, muss innerhalb von 7 Tagen erfolgen und darf weder die Identität der hinweisgebenden Person preisgeben noch eine inhaltliche Bewertung der Meldung vorwegnehmen.

Auch bei anonymen Meldungen ist eine Eingangsbestätigung auszusprechen, sofern ein Rückkanal vorhanden ist (anonymer Pseudonym-Inbox, Brief­wechsel via Postfach etc.).

Voraussetzungen

• Interne Meldestelle ist nach §§ 12 ff. HinSchG eingerichtet — benannte Personen, schriftliche Geschäfts­ordnung, vertrauliches Postfach.
• Meldung ist im Fall-Management­system erfasst mit interner Referenz, die NICHT auf die identifizierende Person zurückzuführen ist (Pseudonym).
• Vertraulichkeits­schutz nach § 8 HinSchG ist sichergestellt — die bearbeitende Person ist die einzige, die die Identität kennt (sofern überhaupt bekannt).
• Rückmelde­frist (3 Monate nach § 18) ist im Workflow als Wiedervorlage gesetzt.
• Repressalien­verbot nach § 36 HinSchG ist allen Personen bekannt, die in die Bearbeitung eingebunden sein werden.

Variablen

Vorlagentext

Sehr geehrte hinweisgebende Person,

wir bestätigen Ihnen den Eingang Ihres Hinweises vom {eingangsdatum}, der über {meldekanal} an die {meldestelle_name} gelangt ist.

Diese Bestätigung erfolgt nach § 17 des Hinweisgeber­schutzgesetzes (HinSchG) innerhalb der dort vorgesehenen Sieben-Tage-Frist.

Was wir mit Ihrem Hinweis tun:

Wir werden den Sachverhalt sorgfältig, ergebnisoffen und unter Wahrung der Vertraulich­keit prüfen. Die Anredeform für Ihre Akte: {anrede_form}. Eine inhaltliche Bewertung Ihrer Meldung treffen wir an dieser Stelle bewusst nicht — eine vorgreifende Bewertung wäre weder fair gegenüber Ihnen noch gegenüber den Personen, die in Ihrem Hinweis genannt sein könnten.

Interne Referenz: {hinweis_referenz}

Bitte verwenden Sie diese Referenz bei allen Rückfragen — sie dient auch dem Schutz Ihrer Identität, weil weder Sie noch wir in dieser Korrespondenz mit Klar­namen arbeiten müssen.

Bearbeitende Person: {ansprechperson}

Wann Sie wieder von uns hören:

Nach § 18 HinSchG melden wir uns spätestens am {rueckmelde_frist} mit einer Rückmeldung zu den ergriffenen oder geplanten Folgemaßnahmen und deren Gründen. Sofern wir früher erste Ergebnisse haben oder Rückfragen zur Sachverhalts­aufklärung an Sie haben, melden wir uns selbstverständlich bereits zuvor.

Ihre Rechte als hinweisgebende Person:

• Vertraulichkeit Ihrer Identität wird nach § 8 HinSchG gewahrt. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn dies gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist (z. B. an Strafverfolgungs­behörden) — und dann nur unter vorheriger Information an Sie.
• Schutz vor Repressalien nach § 36 HinSchG: Benachteiligungen im Arbeits- oder Vertrags­verhältnis als Reaktion auf Ihren Hinweis sind unzulässig. Sollten Sie dergleichen feststellen, wenden Sie sich bitte unmittelbar an unsere Meldestelle.
• Externe Meldestelle als alternative Anlaufstelle: das Bundesamt für Justiz (oder die für Ihren Sektor zuständige externe Meldestelle) ist eigenständig erreichbar — Ihre Wahl der internen Meldestelle bei uns schließt die externe Meldung nicht aus.

Kontaktweg für Rückfragen:

{meldestelle_kontakt}

Mit freundlichen Grüßen {meldestelle_name}

Verbotene Inhalte

Folgendes darf NICHT in die Eingangsbestätigung aufgenommen werden:

• Bewertung der Meldung. „Wir gehen davon aus, dass es sich um ein Missverständnis handelt” oder „Ihr Hinweis erscheint uns schwerwiegend” — beide Aussagen sind verboten. Die Eingangsbestätigung ist NEUTRAL.
• Andeutungen über genannte Personen. „Es wäre uns leid, wenn Ihr Verdacht sich gegen Frau X richtet” — Drittpersonen werden hier in keinster Form benannt oder umschrieben.
• Aufforderung zur Identifikation. „Bitte teilen Sie uns für die weitere Bearbeitung Ihren Klar­namen mit” — auch dann nicht, wenn die Meldung anonym kam. Anonyme Meldungen sind nach § 16 Abs. 1 HinSchG zu bearbeiten.
• Drohungen mit rechtlichen Schritten bei „falscher Anzeige”. Sätze wie „Bei vorsätzlich unwahren Meldungen behalten wir uns Schadens­ersatz vor” sind unzulässig und konterkarieren das HinSchG-Schutzkonzept.
• Belehrungs-Ton. „Bitte beachten Sie, dass Sie auch andere Wege hätten wählen können” — die hinweisgebende Person hat den Weg gewählt, der für sie passt, und das ist zu respektieren.
• Vertraulichkeitsbruch durch CC. Niemals andere Personen (Geschäfts­führung, HR, Bereichs­leitung) auf CC setzen.
• Verzicht auf 3-Monats-Frist­zusage. „Wir melden uns, sobald Klarheit besteht” — die § 18-Frist ist gesetzlich und muss benannt werden.

Beispiel einer fehlerhaften Formulierung (nicht verwenden):

„Sehr geehrter Hinweisgeber, wir haben Ihre anonym eingereichte Meldung erhalten und werden ihr nachgehen. Bitte teilen Sie uns für die wirksame Bearbeitung Ihren Namen mit, da anonyme Meldungen erfahrungs­gemäß weniger Substanz haben. Sollte sich Ihr Vorwurf als haltlos erweisen, behalten wir uns rechtliche Schritte vor.”

Begründung: drei verbotene Inhalte — Aufforderung zur Identifikation, abwertende Bewertung anonymer Meldungen, Drohung mit rechtlichen Schritten.

Versandhinweise

• Kanal: Im gleichen Kanal, in dem die Meldung eingegangen ist (Antwort an das digitale Meldeportal-Postfach, brieflich, etc.).
• Verschlüsselung: Wenn der Kanal das hergibt, Ende-zu-Ende- verschlüsselt.
• Vier-Augen-Prinzip: Die bearbeitende Person der Meldestelle verfasst, eine zweite Person aus der Meldestelle gegenliest. KEINE Beteiligung außerhalb der Meldestelle.
• Frist: Maximal 7 Tage nach Eingang. Bei großzügiger Auslegung zählen Wochenende und Feiertage; pragmatisch 5 Werktage anstreben.
• Bestätigungs­wunsch: Bei brieflicher Bestätigung kein Einschreiben („Empfangsbestätigung ist nicht der Bestätigungs­zweck”) — schlichter Versand reicht.

Aufbewahrung

• Diese Bestätigung im Fall-Akt unter der internen Referenz ablegen.
• Datenschutz-rechtliche Sonderbehandlung: getrennt von normaler Personal- oder Vertragskorrespondenz aufbewahren, restriktive Zugriffsrechte (nur Meldestelle).
• Aufbewahrungsfrist: 3 Jahre nach Abschluss des Falls (§ 11 HinSchG). Danach Löschung — keine Längerfrist „für statistische Zwecke” oder Ähnliches.

Changelog