Anwendungsbereich

Sachliche Information von Kunden, Klienten oder Geschäftspartnern über das Ausscheiden eines bisherigen Ansprechpartners. Geeignet für laufende Geschäftsbeziehungen, nicht für vertraglich heikle Situationen (Kündigung wichtiger Verträge, laufende Reklamationen — dort separate Information durch die Geschäftsführung).

Voraussetzungen

• Beendigungsdatum steht fest.
• Mit der ausscheidenden Person geklärt, ob und in welchem Umfang sie namentlich genannt werden darf. Dokumentation der Zustimmung im Personalakt.
• Nachfolge-Regelung intern geklärt (oder Hinweis auf zentrale Adresse, falls Nachfolge noch nicht steht).
• Bei strittiger Beendigung (Kündigungsschutzklage, Wettbewerbsverbot): Rücksprache mit Justiziariat vor dem Versand.

Variablen

Vorlagentext

{kunde_anrede} {kunde_name},

wir möchten Sie informieren, dass {ausscheidende_person} unser Unternehmen {unternehmen} zum {austrittsdatum} verlässt.

{ausscheidende_funktion} steht Ihnen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zur Verfügung. Wir danken {ausscheidende_person} für die geleistete Arbeit und die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Ihnen.

Für die Übergangszeit erreichen Sie uns unter {zentrale_email}. Ihre Anliegen werden dort an die zuständige Person weitergeleitet. Ihre Nachfolge übernimmt {nachfolger}, erreichbar unter {nachfolger_email}.

Wir bemühen uns um einen reibungslosen Übergang und danken Ihnen für Ihr Vertrauen.

Mit freundlichen Grüßen

{unterzeichner} {unterzeichner_funktion} {unternehmen}

Verbotene Inhalte

Folgendes darf NICHT in die Information aufgenommen werden:

• Kündigungsgrund. Weder verhaltensbedingt, betriebsbedingt noch personenbedingt. Auch keine Andeutungen wie „aus persönlichen Gründen” oder „im gegenseitigen Einvernehmen”.
• Gesundheitsdaten. Keine Formulierungen wie „aus gesundheitlichen Gründen” oder „nach längerer Krankheit”.
• Konflikte. Keine Anspielungen auf Auseinandersetzungen mit Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden.
• Privatsphäre. Keine Information über neuen Arbeitgeber, Umzug, Familienstand, Schwangerschaft, Elternzeit.
• Bewertende Formulierungen. Keine Aussagen darüber, ob die Trennung „im Guten” erfolgt.
• Wettbewerbsverbote. Hinweise wie „aus rechtlichen Gründen können wir keine Empfehlung zur künftigen Ansprechpartnerschaft geben” weglassen — das verweist implizit auf einen Wettbewerbskonflikt.
• Namensnennung ohne Zustimmung. Wenn keine schriftliche Einwilligung vorliegt, ersetze {ausscheidende_person} durch „eine/r unserer Mitarbeitenden” und {ausscheidende_funktion} durch eine generische Umschreibung.

Beispiel einer fehlerhaften Formulierung (nicht verwenden):

„Herr Müller scheidet aus persönlichen Gründen aus. Wir wünschen ihm für seine neue Position bei der Konkurrenzfirma alles Gute.”

Begründung: zwei verbotene Inhalte in einem Satz — Andeutung des Trennungsgrundes („persönliche Gründe”) und Information über den neuen Arbeitgeber (zusätzlich rufschädigend gegenüber dem Wettbewerb).

Versandhinweise

• Per E-Mail: Einzelversand pro Empfänger. Bei größeren Verteilern (mehr als 30 Empfänger) ausschließlich BCC — niemals offener Verteiler.
• Anrede: Bei B2B-Empfängern persönliche Anrede bevorzugt. Bei Sammel-Versand „Sehr geehrte Damen und Herren”.
• Brief: Geeignet für formelle Geschäftsbeziehungen und bei wichtigen Konten (Schlüsselkunden). Briefkopf, Unterschrift handschriftlich.
• Timing: Versand am Tag des Beendigungsbeschlusses oder bis spätestens 3 Werktage nach Austritt — vorher kein Versand, weil sich Nachfolge-Entscheidungen noch ändern können.

Aufbewahrung

• Versendete Fassung im Kunden- bzw. Vorgangs-Ordner ablegen.
• Dokumentation der Zustimmung zur Namensnennung im Personalakt der ausscheidenden Person.
• Aufbewahrung der Versanddokumentation: 6 Jahre (Geschäftskorrespondenz nach § 257 HGB).

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