Anwendungsbereich

Ablehnung einer DSAR (Art. 15-22 DSGVO) wegen offensichtlicher Unbegründetheit oder Exzessivität nach Art. 12 Abs. 5 DSGVO. Diese Vorlage ist letzte Wahl — die Hürde ist hoch und Aufsichtsbehörden prüfen Ablehnungen kritisch.

Auch eine Ablehnung muss innerhalb der Monatsfrist nach Art. 12 Abs. 3 ergehen — also unter Beachtung derselben Frist wie eine inhaltliche Antwort.

Voraussetzungen

• DSB hat zugestimmt. Eine Ablehnung ohne DSB-Mitzeichnung ist arbeitsteilig unzulässig und reputationsbeschädigend.
• Konkrete Tatsachen, die die Unbegründetheit / Exzessivität belegen. Z. B. dokumentierte Mehrfach­anfragen mit identischen Daten in kurzer Zeit oder objektiv überzogener Umfang („Übermittlung aller seit 2008 jemals erstellten E-Mails an alle Mitarbeiter”).
• Geschäftsleitungs-Information bei strategisch heiklen Empfängern (Journalisten, Aktivisten, ehemalige Beschäftigte mit laufendem Verfahren).
• Hilfsweise Bearbeitung bereit. Art. 12 Abs. 5 sieht als Alternative zur Ablehnung die Bearbeitung gegen angemessenes Entgelt vor. Dieses Hilfsangebot sollte enthalten sein.
• Internes Logbuch. Anzahl und Datum der bisherigen Anfragen sind dokumentiert.

Variablen

Vorlagentext

{anrede} {name_anfragender},

wir nehmen Bezug auf Ihre Anfrage vom {anfragedatum} unter dem Aktenzeichen {aktenzeichen}.

Nach sorgfältiger Prüfung müssen wir Ihrer Anfrage unter Verweis auf Art. 12 Abs. 5 DSGVO als {ablehnungsgrund} entgegnen.

Konkrete Begründung:

{begruendung_konkret}

Unser Hilfsangebot:

{hilfsangebot}

Ihre Rechtsbehelfe:

{beschwerderecht_hinweis}

Wir betonen, dass diese Entscheidung sich ausschließlich auf den konkreten Antrag bezieht. Künftige, sachlich begründete Anfragen werden selbstverständlich nach den Vorgaben der DSGVO bearbeitet.

Für Rückfragen erreichen Sie uns unter {kontakt_dsb}.

Mit freundlichen Grüßen

{unterzeichner} {verantwortlicher}

Verbotene Inhalte

Folgendes darf NICHT in die Ablehnung aufgenommen werden:

• Pauschale Behauptungen ohne Tatsachenfundament. „Wir halten Ihre Anfrage für überzogen” ist keine Begründung. Konkrete Fakten sind Pflicht.
• Belehrungston / Maßregelung. „Wir bitten Sie, künftig zurückhaltender mit Ihren Rechten umzugehen” — schädlich, wirkt vor Aufsichts­behörden negativ auf die Würdigung des gesamten Vorfalls.
• Pauschale Forderung von Identitätsnachweisen als Ablehnungs-Begründung. Identitätsfragen sind separat zu klären (TPL-004), nicht als Ablehnungsgrund verkleidet.
• Drohungen mit gerichtlichen Schritten. „Sollten Sie weitere Anfragen stellen, behalten wir uns rechtliche Schritte vor” — einschüchternd, kontraproduktiv.
• Verzicht auf Rechtsmittelbelehrung. Die Hinweise auf Aufsichts- und Gerichtsweg sind Pflicht.
• Entgelt­forderung als Voraussetzung. Eine Entgelt­forderung darf nicht so formuliert sein, dass ohne Zahlung gar nichts mehr passiert — das käme einer faktischen Rechtsverweigerung gleich.
• Pauschale Ablehnung künftiger Anfragen. Jede Anfrage ist einzeln zu prüfen, eine Generalsperre ist unzulässig.

Beispiel einer fehlerhaften Formulierung (nicht verwenden):

„Ihre Anfrage ist offensichtlich missbräuchlich. Wir lehnen sie ab und werden auch künftige Anfragen von Ihnen ohne weitere Prüfung ablehnen, bis Sie sich kooperativ zeigen.”

Begründung: keine Tatsachenbegründung, falscher Rechtsbegriff („missbräuchlich” statt „unbegründet / exzessiv”), unzulässige Generalsperre für künftige Anfragen, Belehrungston.

Versandhinweise

• Schriftform empfohlen. Eine Ablehnung gehört nicht in eine beiläufige Mail. Wenn per Mail, dann mit PDF-Brief-Anlage und Versandbestätigung.
• Versand zwingend innerhalb der Monatsfrist ab Eingang der Anfrage.
• Bestätigungs­wunsch (bei brieflichem Versand Einschreiben / Rückschein) — für etwaige Aufsichts­verfahren brauchen Sie den Nachweis des fristgerechten Versands.
• Vier-Augen-Prinzip: Mindestens DSB und Geschäftsführung haben vor Versand mitgelesen.

Aufbewahrung

• Versendete Fassung im DSAR-Vorgangsordner unter dem Aktenzeichen.
• Belegmappe mit den Tatsachen, die die Ablehnung tragen — bei Aufsichts­anfrage entscheidend.
• Aufbewahrung: 5 Jahre nach Erledigung (verlängerte Frist wegen potenzieller Aufsichts­verfahren).

Changelog