Anwendungsbereich

Bestätigung der Löschung nach Art. 17 DSGVO, sofern aus rechtlichen Aufbewahrungs­pflichten (HGB, AO, GwG, Branchenrecht) ein Teil der Daten nicht gelöscht werden konnte. Diese Vorlage trennt sauber: was wurde gelöscht, was bleibt, warum und wie lange.

Voraussetzungen

• Vollständige Löschung im operativen System ist durchgeführt — nicht „beauftragt”, sondern verifiziert (z. B. Test­abfrage der Datensätze).
• Restdaten sind dokumentiert: welche Sätze, welche Datenkategorie, welche konkrete Rechtsgrundlage (z. B. „Rechnungs­daten gem. § 147 AO, 10 Jahre”), welche Frist­endung.
• Restdaten sind technisch zugriffs­beschränkt — idealerweise in einen separaten Archiv­bereich verschoben, nicht mehr für operative Zwecke verfügbar.
• Backup-Strategie ist berücksichtigt: bei rollierenden Backups laufen die Restbestände dort aus; bei langfristigen Archiv­backups separate Lösch­behandlung dokumentiert.

Variablen

Vorlagentext

{anrede} {name_betroffener},

wir nehmen Bezug auf Ihren Löschungs­antrag unter dem Aktenzeichen {aktenzeichen} und bestätigen die Erledigung mit folgender Klarstellung.

Gelöscht am {loeschdatum}:

{geloeschte_kategorien}

Diese Daten sind in unseren operativen Systemen nicht mehr verfügbar und werden auch nicht mehr für unsere Geschäfts­abwicklung herangezogen.

Aus gesetzlicher Aufbewahrungs­pflicht zwingend verbleibend:

{restdaten_kategorien}

Diese Restdaten dürfen nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nicht gelöscht werden, solange die jeweilige Aufbewahrungs­pflicht andauert. Sie werden ausschließlich zu diesem Zweck — nicht für operative oder werbliche Zwecke — vorgehalten und sind technisch zugriffs­beschränkt.

Endgültige Löschung der letzten Restdaten: {aufbewahrungsfrist_ende}

Sollten Sie Rückfragen zur Trennung gelöschter und verbleibender Daten haben, erreichen Sie uns unter {kontakt_dsb}.

Mit freundlichen Grüßen

{unterzeichner} {verantwortlicher}

Verbotene Inhalte

Folgendes darf NICHT in die Bestätigung aufgenommen werden:

• Pauschale Restdaten-Begründung. „Daten verbleiben aus gesetzlichen Gründen” reicht nicht. Konkrete Datenkategorie + konkrete Rechtsnorm
  • konkrete Frist­dauer sind Pflicht.
• Verschleierung der Restdaten als „Sicherungskopie”. Backups, die faktisch noch zugreifbar sind, müssen entweder ebenfalls gelöscht oder sauber als „Daten aus Aufbewahrungs­pflicht” deklariert und zugriffs­beschränkt werden.
• Werbung. Keine Newsletter-Verweise, kein Vertragsanbahnungsversuch („Wir hoffen, Sie als Kunden bald wieder zu gewinnen”).
• Schuldfrage / Belehrung. Sätze wie „Eine vollständige Löschung wäre nur möglich gewesen, wenn Sie früher widersprochen hätten” sind unzulässig — die rechtmäßige Datenverarbeitung in der Vergangenheit ist nicht der betroffenen Person zur Last zu legen.
• Vorbehalt späterer „Wiederherstellung”. Die Daten sind gelöscht, Punkt. Sätze wie „Sollten wir Sie wieder kontaktieren müssen, …” sind unzulässig.

Beispiel einer fehlerhaften Formulierung (nicht verwenden):

„Wir haben Ihre Daten gelöscht. Aus systembedingten Gründen können einzelne Datensätze noch in Sicherungsmedien vorhanden sein, sind aber für uns nicht mehr zugreifbar.”

Begründung: keine konkrete Restdaten-Auflistung, keine Rechtsgrundlage, falsche Beruhigung („nicht mehr zugreifbar” — wenn das stimmen würde, müsste man es nicht erwähnen).

Versandhinweise

• Kanal: Antwort auf den Kanal der Anfrage.
• Verschlüsselung: Bei sensiblen Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt.
• Versanddatum: Bestätigung idealerweise innerhalb von 7 Werktagen nach der technischen Löschung.
• Internes Logbuch: Eintrag im Lösch-Protokoll mit Datum, Operativ­system, verbleibenden Restdaten und Frist­ende.

Aufbewahrung

• Versendete Fassung im Lösch-Vorgangs­ordner.
• Lösch-Protokoll mit technischen Details (welcher Datensatz, welches System, wer hat gelöscht) — getrennt von der Korrespondenz aufbewahrt.
• Aufbewahrung der Korrespondenz: 3 Jahre. Lösch-Protokoll: bis Ende der Aufbewahrungs­frist der Restdaten + 1 Jahr.

Changelog