Anwendungsbereich

Sachliche Information an Bevollmächtigte oder gesetzliche Vertreter eines Bewohners über eine Verlegung — innerhalb der Einrichtung, ins Kranken­haus, in eine Reha-Klinik oder in eine andere Pflegeeinrichtung. Geeignet auch für nicht-akute Anlässe.

Voraussetzungen

• Vollmachts­lage geklärt — Vorsorgevollmacht / Betreuungs­ausweis liegt vor, Empfänger ist nachweislich vertretungs­berechtigt. Bei ungeklärter Lage parallel TPL-019.
• Bewohner ist (sofern möglich) informiert und mit der Verlegung einverstanden — oder es liegt eine medizinische Indikation vor, die ohne Einwilligung trägt.
• Bei akuten Notfällen: Telefonische Erst­information immer vor schriftlicher Mitteilung. Diese Vorlage dient dann der Bestätigung des Gesprächs.
• Datenschutz-konforme Mitteilung der Gesundheits­information — nur, wenn die Vollmacht dies abdeckt. Sonst rein sachliche Verlegung mitteilen, ohne Diagnose-Details.

Variablen

Vorlagentext

{anrede} {name_angehoeriger},

wir informieren Sie als bevollmächtigte Person über eine Verlegung von {bewohner_name}.

Verlegung: vom {alt_einrichtung} in das {neue_einrichtung} am {verlegung_datum}.

Anlass: {verlegung_anlass}.

Weitere Informationen zum Gesundheits­kontext:

{gesundheitlicher_kontext}

Die Versorgung von {bewohner_name} ist sichergestellt. Über etwaige weitere Schritte (Rückverlegung, Anschluss­behandlungen, Erholungs­ phasen) informieren wir Sie zeitnah, sobald uns selbst entsprechende Mitteilungen vorliegen.

Für Rückfragen erreichen Sie uns telefonisch unter {rueckfragen_tel} oder per E-Mail an {rueckfragen_email}.

Mit freundlichen Grüßen

{unterzeichner} {einrichtung}

Verbotene Inhalte

Folgendes darf NICHT in die Mitteilung aufgenommen werden:

• Detaillierte Diagnosen ohne Vollmachts­deckung. Bei nur eingeschränkter Vollmacht oder Unsicherheit nicht im Brief erwähnen. Telefonisch klären oder vorab DSB-Rücksprache.
• Mutmaßungen zur Prognose. „Wir gehen davon aus, dass {bewohner_name} in zwei Wochen zurückverlegt werden kann” — ärztliche Prognose ist nicht unsere Aufgabe.
• Wertende Aussagen zur Pflege­bedürftigkeit. „Die Anforderungen waren bei uns nicht mehr zu leisten” — fachlich problematisch und konflikt­ anheizend.
• Hinweise auf Konflikte mit anderen Bewohnern. Auch bei verhalte­ns­ bedingten Verlegungen nicht in die Angehörigen-Info schreiben — getrennt und vertraulich besprechen.
• Eingebundene Bilder, Fotos. Aus Datenschutz-Hygienegründen verzichten.
• Aufforderungen zur Kosten­übernahme. Verlegungs-Information ist nicht der Ort, um Pflegekosten-Themen anzusprechen.
• Vorschnelle Mitteilungen bei akuten Notfällen ohne vorheriges Telefonat. Eine Briefform-Information „Ihre Mutter wurde gestern ins Krankenhaus verlegt” — ohne dass die Person schon Bescheid weiß — ist unzumutbar.

Beispiel einer fehlerhaften Formulierung (nicht verwenden):

„Sehr geehrte Frau Müller, leider mussten wir Ihre Mutter heute ins Krankenhaus verlegen. Aufgrund ihrer fortschreitenden Demenz und der damit verbundenen Belastung für unser Personal sehen wir uns gezwungen, eine andere Lösung zu finden. Wir werden uns melden, sobald wir wissen, wie es weitergeht.”

Begründung: brieflich statt telefonisch (zu hart), Gesundheitsdaten ohne Vollmachts­prüfung („fortschreitende Demenz”), wertende und konflikt­ anheizende Formulierung („Belastung für Personal”), vage Aussage zur weiteren Versorgung ohne Verant­wort­lichkeits-Übernahme.

Versandhinweise

• Bei akuten Anlässen: Telefonat zuerst, Schriftform danach.
• Bei geplanten Anlässen: Schriftform genügt, mind. 14 Tage Vorlauf bei nicht-medizinischen Anlässen.
• Kanal: Der Kanal, den der Bevollmächtigte bevorzugt (aus dem Heim­vertrag oder den Pflegeakte-Kontakt­daten).
• Mehrere Bevollmächtigte: Alle einzeln informieren, nicht über offene Verteiler.
• Bei strittiger Vollmachts­lage: keinen Versand, sondern Justiziariat einbeziehen.

Aufbewahrung

• Versendete Fassung in der Pflegeakte des Bewohners.
• Bei akuten Notfällen zusätzlich Vermerk im Pflege-Tagebuch (Telefonat: Datum, Zeit, Gesprächs­partner, kurze Inhaltsnotiz).
• Aufbewahrung: 30 Jahre (Pflege­dokumentation gem. § 113 SGB XI bzw. ärztliche Aufbewahrungs­pflicht analog).

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